บทที่ 7
จดหมายเวียน

การสร้างจดหมายเรียน หมายถึง การสงจดหมายตามที่ต้องกรสงถึงผู้รับหลายๆคนซึ่งจดหมายมีเนื้อหาเหมือนกันแต่ผู้รู้ที่มีชื่อและที่อยู่ไม่เหมือนกัน เช่นจดมายเรียนเชิญผู้ปกครอง จดหมายเรียนเชิญประชุม จดหมายเรียนเชิญเข้าฝึกอบรม จดหมายแจ้งข่าวสาร จุดหมายแจ้งให้ทราบ เป็นตัน โปรแกรมMicrosoft Office Word 2013 สมารถสร้างเนื้อหาจดหมายและสงตารางเก็บซ้อมูลชื่อและที่อยู่แล้ว
นำมาผสานกันได้ตามที่ต้องการ
7.1 เครื่องมือสร้างจดหมายเวียน
เครื่องมือสร้างจดหมายเวียนเป็นเครื่องมือที่ชวยในการงจดหมายเรียนให้สามารทำงานไห้สะดวกรวดเร็วขึ้น ซึ่งโดยทั่วไปจดหมายเวียนเนื้อหาชัดวามเหมือนกันแต่ผู้รับมีรายชื่อแตกต่างกัน ดังนั้น ที่มีชื่อแถบเครื่องมือจึงมีความสำคัญต่อกรสงจดหมายเรียนเพื่อให้กาทำงานมีประสิทธิภาพมาขึ้น แถบเครื่องมือสร้างจดหมายเวียนประกอบด้วยปมต่างๆ ที่สำคัญดังนี้
1. เริ่มจดหมายเวียน
2. เลือกผู้รับ
3. แก้ไขรายชื่อผู้รับ
4. เน้นเขตข้อมูลผสาน
5. ช่องที่อยู่
6. บรรทัดแสดงคำทักทาย
7. แทรกเขตข้อมูลผสาน
8. แสดงตัวอย่างผลลัพธ์
9. ค้นหาผู้รับ
10. ตรวจสอบข้อผิดพลาดอัตโนมัติ
11. เสร็จสิ้นและผสาน
7.2 องค์ประกอบหลักของจดหมายเวียน
การสร้างจดหมายเวียนต้องมีองค์ประกอบหลัก 2 อย่าง คือ เอกสารหลัก เช่น จดหมาย ซองจดหมาย บัตรอวยพร หรือแบบฟอร์ม  เป็นต้น และตารางเก็บข้อมูลผู้รู้จดหมายเวียนที่สร้างขึ้น เช่น ตารางเก็บข้อมูลในโปรแกรม word ตารางเก็บข้อมูลในโปรแกรม Excel หรือตารางเก็บข้อมูลในโปรแกรม Access เป็นต้น
7.3 การสร้างตารางข้อมูลผู้รับจดหมายเวียน
การสร้างตารางข้อมูลผู้รับจดหมายเวียนเป็นการจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบฐานข้อมูลซึ่งประกอบด้วย
ฟิลด์ที่ใช้เป็นหัวเรื่องแยกรายการ ข้อมูลจะถูกเก็บลงตามฟิลด์ที่กำหนด เรียกว่า ระเบียนข้อมูลหรือ
เรคคคอร์ด การเก็บข้อมูลสามารถก็บอยู่ในรูปแบบตารางของ Word, Excel หรือ Access ในที่นี้ขอยกตัวอย่าง
การสร้างตารางข้อมูลผู้รับจดหมายเวียนด้วยโปรแกรม Microsoft Office Word 2013 ซึ่งจะสร้าง
เป็นตารางข้อมูลโดยแบ่งเป็นคอลัมน์และแถว แถวบนสุดเป็นฟิลด์หัวเรื่อง ส่วนแถวอื่น ๆ เป็นระเบียนข้อมูล
หรือเรคคอร์ด
7.4 การสร้างจุดหมายเวียน
การสร้างจดหมายเวียนเป็นการสร้างจดหมาย 1 ฉบับ แต่ส่งถึงผู้รับหลายคน ซึ่งเนื้อหาในจดหมายมีเนื้อหาเหมือนกัน แต่ผู้รับมีชื่อและที่อยู่ไม่เหมือนกัน เป็นความสามารถของโปรแกรม Microsoft Office
Word 2013 ที่สามารถส่งจุดหมายได้สะดวกรวดเร็วตามที่ต้องการ การสร้างจดหมายเวียนจะต้องสร้างไฟล์
เนื้อหาจดหมายและสร้างไฟล์ตารางข้อมูลผู้รับจดหมายเวียน เมื่อสร้างเสร็จแล้วให้นำมาผสานกัน การ-
สร้างจดหมายเวียน
7.5 การพิมพ์ซองวงจดหมายเวียน
เมื่อสร้างหมายเวียนเรียนร้อยแล้วจะต้องทำการส่งจดหมายให้กับผู้รับ ดังนั้นผู้ส่งจดมายจะต้อง
พิมพ์ชองจดหมายถึงผู้รับ โปรแกรม Microsoft Office Word 2013 สามารถสร้างชองจดหมายเริ่มนี้
เช่นเดียวกับการสงจดหมายเวียน สามารถทำได้โดยการนำตารางข้อมูลผู้รับจดหมายเวียนกับดูมล
ของจดหมายนำมาสานกัน ในที่นี้จะใช้ตารางข้อมูลผู้รับจดหมายเวียน ดังที่กล่าวมาแล้วข้างต้นนำมา
ผสานกับรูปแบบซองจดหมาย
7.6 การสร้างฐานข้อมูลรายชื่อผู้รับใหม่
การสร้างฐานข้อมูลรายชื่อผู้รับใหม่เป็นการสงฐานข้อมูลที่ผู้ใช้โปรแกรมสร้างขึ้นมาใหม่เพื่อใช้เก็บ
ข้อมูลโดยจะบันทึกไฟล์ข้อมูลเป็นนามสกุล.mdb ซึ่งเป็นไฟล์ข้อมูลของโปรแกรม Microsoft Accessสามารถปฏิบัติได้ดังนี้
1. เลือกแท็บการส่งจดหมาก
2 เลือกปุ่มเริ่มจดหมายเวียน
3. เลือกปุ่มซองจดหมาย
4. เลือกขนาดซองจดหมาย
5.ตกลง
6. เลือกปุ่มเลือกผู้รับ
7. เลือกพิมพ์รายชื่อใหม่
8.เลือกปุ่มกำหนดคอลัมน์เอง
9. ปรับแต่งชื่อเขตข้อมูลที่ต้องการ
10. ตกลง
11. ป้อนข้อมูล
12. ตกลง
13. เลือกตำแหน่งเก็บไฟล์ข้อมูล
14.ตั้งชื่อ
15.บันทึก
16. เลือกตำแหน่งที่ต้องการวางฟิลด์
17.เลือกปุ่มแทรกเขตข้อมูลผสาน
18.การเลือกฟิลด์ตามที่ต้องการ
19.ผลลัพธ์การวางฟิลด
7.8 การแก้ไขจดหมายเวียน
จดหมายเวียนที่สร้างเสร็จเรียบร้อยแล้ว ผู้ใช้โปรแกรมสามารถแก้ไขเปลี่ยนแปลงเอกสารเปลี่ยนแปลง
ข้อมูล สามารถทำได้หลายวิธี เช่น แก้ไขด้วยตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนทีละชั้นตอน การแก้ไขรายชื่อผู้รับ
ในที่นี้ยกตัวอย่างการแก้ไขรายชื่อผู้รับ มีขั้นตอนการปฏิบัติดังนี้
1. เลือกแท็บการส่งจดหมาย
2. เลือกปุ่มแก้ไขรายชื่อผู้รับ
3. เลือกเงื่อนไขการปรับปรุงรายชื่อผู้รับ
(1) เลือกเรียงลำดับ
(2) เลือกกรองข้อมูล
(3) เลือกคุ้นหารายการที่ซ้ำกัน
(4) เลือกค้นหาผู้รับ
(5) เลือกตรวจสอบที่อยู่
4. เลือกไฟล์ที่ต้องการแก้ไข
5. เลือกแก้ไข
(1) เพิ่มข้อมูลใหม่
(2) ลบข้อมูลที่เลือก
(3) คืนค่าการแก้ไข
(4) ค้นหาข้อมูล
(5) แก้ไขข้อมูลเดิม
(6) เลื่อนข้อมูล

์